Advertorial: meer controle dankzij software van Bas

“Dat is wat software moet doen: je leven gemakkelijker maken”

Krijg meer controle door slim digitaal systeem van Bas.

Toen Casper Janssen als zaakvoerder van een verhuisfirma zijn been brak en daardoor organisatorisch in de rats zat, besliste hij dat het anders moest. “Niemand kon mijn taken toen meteen overnemen”, vertelt hij. Samen met zijn broer ging hij voluit voor Bas, het softwarebedrijf dat zich specialiseert in een vlotte workflow voor verhuisbedrijven.

“Ik regelde alles zelf en had mijn eigen systeem. Voor de planning had ik een Excelletje, de offertes en facturen stonden dan weer in een ander document. Niets was gestroomlijnd, voor elke taak moest je andere handelingen stellen. Niemand kon meteen mijn taken overnemen. Op mijn ziekenbed besefte ik hoe gevaarlijk dat is voor een zaak”, legt Casper uit. “Er was wel al software, maar alles was verouderd en ik vond het geen vooruitgang op hetgene wat ik al deed.” Vanuit dat probleem is zijn huidig bedrijf Bas ontstaan.

Slim digitaal werken

Voordeel was dat zijn broer Alexander een softwareontwikkelaar is, en Casper weet waar een verhuisfirma nood aan heeft. “In een verhuisbedrijf is het vaak kort op de bal spelen, waardoor je soms de structuur en het overzicht kwijtraakt. Door digitaal te werken -waardoor alle informatie op één plek beschikbaar is- zorg je voor meer controle.”

“Ons digitaal pakket is heel open en transparant. Als een medewerker ziek of met verlof is kan je hun taken gewoon meteen overnemen. Hun planning staat ingevuld en alle informatie staat overal bij”, legt de zaakvoerder uit. “Je kan in het klantendossier kijken, waar alle mails die naar klanten zijn gestuurd en alle andere relevante informatie instaan. Dat is de kracht van ons digitaal systeem.”

“Ik besefte hoe gevaarlijk het was dat niemand meteen mijn taak kon overnemen”

“Bas is niet modulair opgebouwd. Als je klant wordt krijg je toegang tot alles, op enkele koppelingen zoals het verloningssysteem na.” Dat gaat van klantenbeheer, facturatie, projectmanagement, schadebeheer tot opslagbeheer, urenregistratie en nog andere functionaliteiten. “De workflow stroomt door in elkaar en dat is net de sterkte. Alles is perfect op elkaar afgestemd. Je krijgt notificaties en de communicatie naar klanten gebeurt ook automatisch. Met Bas maakten we een slimme workflow, daardoor voorkom je fouten en vergetelheden.”

Tevreden klanten

“Om een voorbeeld te geven: je ontvangt een aantal dagen voor de verhuis de melding dat je klant nog dozen nodig heeft. Een andere melding die het systeem verstuurt is naar je klant de ochtend van de verhuis. Zo krijgt die automatisch de bevestiging dat de vrachtwagen onderweg is en tegen welk tijdstip die er zal zijn. Veel handelingen verdwijnen door die geautomatiseerde workflow. Je moet eigenlijk de klant een stap voor zijn. De klant wil graag een bevestiging tijdens verschillende stappen van de samenwerking met jou. Door jouw kennis in een workflow te brengen zorg je voor een betere klantentevredenheid. Dienstverlening is belangrijk, en nog handiger is dat je er geen extra werk aan hebt. Dat is wat software moet doen: je leven gemakkelijker maken.”

“De gewerkte uren, de gebruikte opslagruimte, de afstand en of er een schademelding is: alles kan je zien. De facturatiemedewerker kan gemakkelijk een voorschotfactuur en eindafrekening uitsturen, de klant betaalt vlot online en zelfs ter plaatse. Doordat je bankrekening gekoppeld is aan het systeem zie je meteen of de factuur betaald is”, legt de voormalige verhuizer uit.

Bas is er voor grote bedrijven en kleine verhuisbedrijven. In hun klantenbestand zitten kmo’s met 2 personeelsleden tot grotere firma’s met meer dan 150 medewerkers. “Bij een groter bedrijf krijg je toegang tot de taken die toebedeeld worden aan je team of aan jou. Bij een kleiner bedrijf zal dat takenpakket voor een persoon veel breder zijn. De functionaliteiten blijven hetzelfde, want élk bedrijf heeft er nood aan en we vinden het belangrijk dat de software voor iedere verhuizer toegankelijk is. Je betaalt per gebruiker. Het gaat zowel voor particuliere als zakelijke verhuizers én alle communicatie kan in je eigen huisstijl.”

“Je hebt niet veel verstand van computers nodig, want het is zo gebouwd dat het heel intuïtief werkt”

Zelfs planning zit erin begrepen. “Het systeem kan de meest gunstige reisroute berekenen, stel dat je 2 verhuizen op een dag hebt gepland. Je kan taken aan je team koppelen. Een planning blijft mensenwerk, maar hiermee heb je een overzicht. Je ziet in een oogopslag hoeveel uur er op een bepaalde dag nog beschikbaar is. Een klant die je belt voor een spoedopdracht wil meteen weten of het lukt, waardoor je die nu direct kan helpen.”

Bovendien hou je eenvoudiger de controle, want het systeem houdt automatisch cijfers bij. “Je kan zien hoeveel schadegevallen je hebt gehad, wanneer maar ook zelfs waar. Ook wat het gemiddelde factuurbedrag is en wat zijn de doelstellingen zijn. Nu heb je die informatie direct, in plaats van pas enkele maanden later via je boekhouder”, geeft Casper aan.

Tijd winnen

Wat de hoofdreden is waarom bedrijven bij Bas aankloppen? “Dat hangt eigenlijk af van het bedrijf en de structuur zelf. Bij kleinere kmo’s merken we dat de tijdsbesparing cruciaal is, bij grotere bedrijven is de foutenmarge verkleinen vooral belangrijk. Verhuizers die een papieren werkbonnetje invulden, een collega die dat overschreef en dan een factuur van maakte: dat is verleden tijd. Nu vult de verhuizer dat op zijn telefoon in, de collega controleert enkel nog en stuurt de factuur uit. Geen bonnetjes die kwijtraken en het levert je tijdswinst op.”

Het mooiste compliment dat Casper al kreeg was van een verhuizer die zichzelf zo meer misbaar kon maken. “Dankzij ons heeft hij andere mensen op zijn positie kunnen zetten. Hij had het gevoel dat hij enkel in het bedrijf werkte en nu kan hij meer ààn zijn bedrijf werken en echt ondernemen. Alles is zo netjes geregeld dat een ander zijn taken gemakkelijk kan overnemen.”

Voor iedereen?

“Of deze software gebruiksvriendelijk is? Je hebt niet veel verstand van computers nodig, want het is zo gebouwd dat het heel intuïtief werkt. Ook kan je het overal gebruiken omdat het in de cloud staat. Ga je op reis, dan kan je toch kijken in het systeem als je dat wil. Ook handig om te weten is dat er geen opstartkosten zijn, je werkt met een maandabonnement”, verduidelijkt Casper nog.

Bas integreert ook de verhuizers zelf in het verhaal met de gekoppelde, gebruiksvriendelijke app. Ze kunnen zo hun uren registreren en verlofaanvragen indienen met één druk op de knop. Alle nodige informatie over de verhuisopdracht vinden ze er gemakkelijk in terug. De verhuizer kan zo ter plekke de verhuizing al afronden, de klant laten ondertekenen en zelfs ter plekke betalingen ontvangen.